e-Notatnik – rozpoczęcie pilotażu

O sukcesie współczesnych instytucji pojmowanym przez pryzmat efektywności, w znacznym stopniu decyduje umiejętność właściwego zorganizowania obiegu informacji, w tym przy wykorzystaniu systemów informatycznych, które stały się nieodzownym elementem otaczającej nas rzeczywistości.

Podstawowym, a jednocześnie najcenniejszym zasobem Policji jest jej potencjał ludzki, dlatego należy podejmować wszelkie działania celem optymalnego wykorzystania czasu służby policjantów oraz pracy pracowników Policji.

Zauważyć należy, iż Policja zatrudniając blisko 130 tys. funkcjonariuszy i pracowników należy do największych instytucji w kraju obejmując zasięgiem swojego działania całe jego terytorium. Ogromnym wyzwaniem jest więc zapewnienie właściwego obiegu informacji na potrzeby własne (w tym zarządzania) tak dużej organizacji, jak i szeregu podmiotów zewnętrznych, z którymi Policja systemowo współdziała, w tym w ramach System Powiadamiania Ratunkowego. System ten musi więc zapewniać szybkość, łatwość dostępu, wiarygodność dostarczanych informacji, ich bezpieczeństwo, a przy tym optymalizować koszty przetwarzania danych pojmowane, zarówno przez pryzmat wyposażenia technicznego, jak też zasobów ludzkich.

Oczekiwaniom tym może sprostać wyłącznie podejście systemowe do zarządzania informacją rozumiane jako swoisty proces inicjowany już na podstawowym poziomie wykonawczym, a więc w chwili pozyskania informacji przez policjanta realizującego podstawowe czynności służbowe „na ulicy”.

Komendant Główny Policji Pan gen. insp. Jarosław Szymczyk dostrzegając powyższe uwarunkowania powołał zespół, którego zadaniem było wypracowanie rozwiązań koncepcyjnych, a następnie przygotowanie niezbędnych narzędzi informatycznych w postaci spójnego systemu oraz oprogramowania i urządzeń dedykowanych użytkownikom końcowym.
Wprowadzeniu nowych rozwiązań sprzyjają zapisy ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, które sukcesywnie znajdowały odzwierciedlenie w aktach kierowania wewnętrznego Komendanta Głównego Policji.

Rozwiązanie zdaje się być przełomowym, nie tylko w skali polskiej Policji, ale również w skali europejskiej, albowiem w ramach współpracy międzynarodowej dokonano szerokiego rozpoznania dotyczącego funkcjonowania podobnych rozwiązań w policjach europejskich.

Ze względu na skalę oraz zasięg i zakres oddziaływania tego rozwiązania na funkcjonowanie całej formacji policyjnej, projekt podzielono na trzy funkcjonalne moduły:

• Moduł zadaniowy,
• Moduł dokumentacyjny,
• Moduł dokumentacji akcesoryjnej z przebiegu służby (np. notatki, raporty, zestawienia itp.).

Z początkiem 2023 r. ruszyły intensywne prace związane z przygotowaniem i wdrożeniem pilotażu pierwszego ze wskazanych modułów systemu. Podejście do samego projektu również jest niestandardowe, albowiem o jego ostatecznym kształcie funkcjonalnym decydować będą opinie użytkowników końcowych, a więc policjantów pełniących służbę bezpośrednio „na ulicy”, którym jest głównie dedykowany ten system. Kierując się tym założeniem w zespole „koncepcyjnym”, prócz właściwych merytorycznie biur tj. m.in.: Biura Prewencji, Biura Ruchu Drogowego oraz Głównego Sztabu Policji Komendy Głównej Policji znajdują się, przedstawiciele różnych garnizonów, w tym komend powiatowych/miejskich/ rejonowych Policji z różnych części kraju oraz programiści, a sam zespół odpowiedzialny jest również za wdrożenie rozwiązania docelowego.

Kierując się specyfiką organizacji, ale również uwarunkowaniami geograficzno-urbanistycznymi, w celu uzyskania miarodajnych wyników do przeprowadzenia pilotażu wytypowane zostały:

• Komenda Miejska Policji w Łomży (KWP Białystok),
• Komenda Powiatowa Policji w Myślenicach (KWP Kraków),
• Komenda Rejonowa Policji Warszawa V oraz Wydział Ruchu Drogowego KSP.

Uruchomienie pilotażu poprzedzone zostało przygotowaniem niezbędnej infrastruktury oraz szkoleniem użytkowników końcowych. W pilotażu udział bierze łącznie około 500 policjantów oraz osób odpowiedzialnych za szeroko pojmowaną organizację służby. Obsługa tak szerokiej rzeszy użytkowników końcowych wymagała również budowy sprawnego obiegu informacji dotyczących bieżącej oceny poszczególnych funkcjonalności, ale również pozyskiwania sugestii użytkowników końcowych. Uruchomienie pilotażu Modułu zadaniowego wymagało również weryfikacji i naniesienia do bazy informacji niezbędnych do pełnienia służby w konkretnym terenie.

Po spełnieniu wszystkich tych warunków 27 marca br. rozpoczęto pilotaż wypracowanych rozwiązań, a wszyscy policjanci kierowani do realizacji zadań o charakterze patrolowo-interwencyjnych, dzielnicowi oraz w ruchu drogowym wyposażeni zostali w urządzenia mobilne przy pomocy, których nie tylko, jak dotychczas mogą dokonywać sprawdzeń w policyjnych bazach danych, ale również otrzymują zadania do służby i mogą pozyskiwać informację niezbędne do prawidłowej realizacji zadań, a informacji tych naprawdę jest bardzo wiele. Dość powiedzieć, że zajmowały dotychczas one objętość broszury. Tak więc wdrożenie Modułu zadaniowego pozwoli na rezygnację z ceduły patrolowej, a jednocześnie ograniczy o blisko 1/3 zapisy w dotychczasowym konwencjonalnym notatniku służbowym, który tak silnie wrósł w obraz umundurowanego policjanta. Pierwsze dni funkcjonowania systemu spotkały się nie tylko z dużym zainteresowaniem ze strony policjantów, ale i z ich przychylną oceną. Mało tego policjanci już pytają kiedy uruchomiony zostanie drugi z projektowanych modułów tj. Moduł dokumentacyjny.

O tempie prac świadczyć może fakt, iż w trakcie pilotażu Modułu zadaniowego prowadzone są prace mające na celu określenie ostatecznego kształtu Modułu dokumentacyjnego, które zostaną zakończone w momencie ostatecznej akceptacji przez użytkowników funkcjonalności pierwszego z modułów. Wdrożenie tego etapu projektu pozwoli na całkowitą rezygnację z dotychczasowej formy dokumentowania przebiegu służby, który w znacznej mierze będzie odbywał się niejako w tle realizowanych czynności automatycznie. Rola policjanta ograniczy się do weryfikacji i akceptacji generowanych „podpowiedzi” oraz uzupełnienia o dane istotne z jego punktu widzenia, wszak mówimy o e-Notatniku, a więc narzędziu wirtualnym. Policjant docelowo będzie miał dostęp do swojego e-Notatnika również z klasycznych stanowisk komputerowych, gdzie po w prowadzeniu do użytku ostatniego z projektowanych modułów będzie mógł generować, w znacznym zakresie automatycznie, niezbędne dokumenty. System pozwoli również na komunikację dwukierunkową ze stanowiskiem kierowania swojej jednostki.

Wdrożenie e-Notatnika umożliwi podniesienie poziomu racjonalności i wszechstronności, a tym samym efektywności wykorzystania informacji pozyskiwanych przez policjantów, wytworzy efekt dodatniej synergii i pozwoli w szczególności na osiągnięcie następujących celów:

1. Usprawnienie migracji informacji;
2. Usprawnienie nadzoru nad przepływem informacji;
3. Poprawę efektywności wykorzystania czasu służby;
4. Poprawę efektywności nadzoru nad służbą zewnętrzną;
5. Umożliwienie wykorzystania pozyskiwanych informacji przez wszystkich, którym informacja może być pomocna w realizacji zadań;
6. Poprawę efektywności czynności realizowanych w postępowaniach procesowych, operacyjnych i administracyjnych.

W tym miejscu należą się szczególne podziękowania za zaangażowanie użytkownikom końcowym biorącym udział w pilotażu czyli policjantom realizującym zadania „na ulicy” czy też „drodze”, albowiem to dzięki ich uwagom powstanie nie tylko e-Notatnik w ostatecznym kształcie, ale również instrukcja funkcjonalna, która pozwoli płynnie wdrożyć to rozwiązanie w skali całej Policji, a stwierdzić należy, iż będzie to przełom nie tylko w zakresie dokumentowania, ale całej organizacji służby zewnętrznej.

Biuro Prewencji KGP